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与金融业务一样,供应链正在解决物流、信息流和资本流的一致性问题。本文从电子商务用户订单的角度介绍了电子商务销售从供应链到财务会计的核心业务财务会计流程做一个详细的分析,希望对你有所帮助。

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在最后一篇文章中,我们整理了供应链从采购到财务会计的整个过程。感兴趣的朋友可以参考前一篇文章《采购与财务会计流程详细说明》。本文将梳理电子商务销售的业务和财务处理流程。

在电子商务业务中,商品从平台仓库发送给用户,即物流。用户通过支付平台将资金转移到平台上,即资金流。在交易和绩效过程中,产生了信息流。物流、资本流和信息流结合在一起,形成了电子商务供应链的积极销售链。如果用户退货,将货物退回平台进行售后服务。售后处理完成后,将资金退还给用户。物流、资本流和信息流的逆向过程构成了电子商务供应链的销售和退货过程。

在供应链的正反交易环节中,财务负责处理资金的收支,确保实物流、资金流和信息流的一致性。

01 销售出库和财务会计的全过程

在电子商务的正交易链接中,从用户订单到所有业务处理,将经历订单、履约、交付 、物流与财务对账结算等步骤如图所示:

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电子商务销售出库和财务会计全过程

①如果用户在平台上下订单,可以通过在线支付订单支付宝、微信或银行卡支付。当然,一些平台支持货到付款,用户也可以选择暂时不付款,然后在收到货物后向送货员付款;

②订单通过交易系统发送到电子商务履约系统OMS系统)在分仓、拆合单、匹配物流等系统履行合同后,下达指定仓库的订单WMS系统;

③订单在仓储系统中安排波次,然后在提货、播种、复核包装等一系列操作后移交给物流。仓库发货后,财务系统将同时获得发货明细,扣除财务库存,并进行会计核算存货成本,并生成应收账款(to C应收通常由交货明细直接生成,to B在财务系统中输入销售发票生成应收);

④物流将包裹发送给用户。用户签字后,在平台上确认收据(或超过指定天数后,系统自动收到)。如果企业在三方平台上开店销售,企业通常会在此链接后收到用户的支付金额。如果是企业建立的平台,付款通常在用户支付后支付T 1 天到账;

⑤财务出纳收到用户的支付金额后,会收到账户金额和订单应收款,以及账户(支付宝、微信、银行卡等)的对账,确保收款金额与订单应收账款相对应。对账无差异后,生成财务系统收款单,并与应收账款核销;

⑥ 由于物流配送将产生物流运费,如果使用三方物流,财务将在月底或下个月初对物流费用(与物流公司提供的账单和订单包进行比较),核实后,物流公司开具物流运费发票,财务会计收到物流发票后,基于物流部门向物流公司提交的支付申请。

02 取消订单和财务处理的全过程

如果用户不想在仓库发货前取消订单,取消流程如下图所示:

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取消订单和财务处理的全过程

不同节点取消订单,系统处理流程不同:

①订单未支付的,直接取消订单,无需退款给用户;

②如果订单已经支付,但订单履约中心尚未发布(或OMS),在交易侧取消订单,触发支付中心退款给用户,钱、红包、积分、优惠券等信息返回用户账户;

③如果订单已经发布了履约中心,但尚未发布仓库,则由履约中心(或OMS)取消发起订单,并将取消结果告知交易中心,取消订单后,触发原财务退款;

④如果订单已发出仓库,但尚未发出仓库,则由履约中心调用WMS接口启动订单拦截。如果仓库拦截订单成功,订单将被取消。履约中心将取消结果通知交易中心取消订单,并触发退款;

⑤如果订单已经打包并交付给物流,通常不支持取消订单。如果用户还想退货,需要进行售后退货流程。

取消订单时,由于实物仍在库中,不涉及财务库存变化财务系统处理部分较少,主要是退款。

03 售后退货和财务会计全过程

如果订单已经交付,用户需要退货并采取售后流程。市场上有两种关于售后节点定义的说法。一是仓库交付后,即使售后服务,二是用户收到货物后,即使售后服务。如果从企业的角度来看,它适合第一个,如果从用户的角度来看,它适合第二个。无论采用何种方式,在系统处理中,交货后按照售后退货流程处理。

售后处理分为退货、换货和维修。本文主要介绍售后退货流程,如下图所示:

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售后退货和财务会计全过程

①用户申请售后服务,经客户服务批准后,通知用户售后寄回地址;

②用户将售后商品按回寄地址送回公司售后库;

③售后仓库收到货物后,按验收结论并根据验收结论确定责任:符合退货退款标准(非用户人为损坏),同意退款,存;不符合退货退款标准(用户责任损坏),与用户沟通协商,退货或折扣(退款扣除部分金额);

④如果货物符合退款要求,售后系统将生成退款表,财务将根据退款表为用户退款,并退还可用的红包、积分、优惠券等。退款完成后,财务系统将生成红色收据,并取消原订单收入。

↑以上销售和财务处理流程图,可以回复关键词销售下载源文件。

04 销售出库业务到财务信息流

在供应链管辖范围内,需要确保账户和账户的一致性:

账户一致:不同系统之间的库存数量一致,如WMS与中央库存,WMS当业务静止时,三方必须与财务库存的库存数量保持一致。如果不一致,则表明系统之间存在账差,需要立即调查和修复。

账实一致:主要针对WMS在理想情况下,货物上架时,库存数量与实物的一致性WMS库存表反映为库存增加,货物从货架上取下,库存表反映为库存减少,因此无论何时库存,系统和实物都是对的。

在财务管辖范围内,有必要确保货币和货物的一致性,即库存和资金的一致性。例如,如果仓库里有100件商品,成本为10元/件,则库存金额应为1000元。但在销售仓储业务中,存在货物从仓库出库,库存扣除,但钱尚未到达,为了确保货物一致,需要在财务系统中产生应收账单(应收取但尚未到达的货物金额),钱到达后,生成应收账单和应收账单核销。

一般来说,销售订单会产生相应的应收单,而一个应收单可以分为多个收款单和多个收款单。三者之间的关系如图所示:

销售出库单据流向

①销售订单记录用户下单的详细信息,包括用户信息、支付信息、促销红包信息等。

②应收账单记录企业应收账款信息,订单交付后,在财务系统基于仓库发货单或销售发票生成,包括业务信息、付款人信息、结算金额、结算方式(银行卡、支付宝、微信等)、核销金额(已收款金额)、未核销金额等。应收账单可以包含多个应收账款细节,以记录不同类型的收入,如销售收入、佣金收入等。

③收据记录企业收到的款项,手动输入或由系统自动生成,包括收款人、收款方式(银行卡、支付宝、微信等)、收款金额等。

与采购业务中的预付款相比,企业在经营过程中也可能有预付款,即在交货前收到买方支付的定金,称为预付款金额。财务收到预付款后,需要在系统中输入生成的预付款单。

当销售业务真实发生时,销售细节将生成应收单。结算时,由于部分预收款已收到,需要核销预收款和应收款,剩余金额为未收款金额。例如,销售业务提前收到客户支付的100元预收款。正式销售后,应收款500元。预收款和应收款核销后,剩余应收款400元。

06 销售出库业务勾稽与核销

与采购业务一样,销售出库业务在财务处理过程中也需要检查核销。

出库检查:确认出库信息与应收款信息的对应关系,降低因交货和开票时间不一致而漏登或错登应收款信息的风险;

出库核销:确认收款信息与应收信息的对应关系,避免重复收款或漏收款。

出库明细或销售发票生成的应收单需与销售出库单核对,收款单和预收款单生成后,需与应收单核销。

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销售出库检查核销

07 财务对账流程

每到结算日,财务都有一项非常重要和繁琐的工作,即对账,以确保收付金额与业务一致。财务对账通常分为以下五个步骤:

①财务会计整理对账明细

②将对账明细导入对账系统

③手动或系统将对账明细与系统记录对账

④验证不同的细节,继续匹配

⑤如果所有账明细均已匹配,或少量坏账在可接受范围内,则结束对账。

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财务对账流程

在销售业务中,对账工作主要账和物流对账:

①支付流程对账:将用户通过三方平台(微信、支付宝、银行卡等)支付的金额与平台记录的订单应收金额进行比较,确保金额与细节的一致性。支付流程通常从第三方支付平台下载或导出,并通过支付流程编号与系统中的订单应收明细进行匹配。

②对账物流账单:将顺丰京东物流公司提供的物流账单明细与系统中发布的包裹明细相匹配。物流对账有三部分:一是检查物流公司提供的物流单号是否由公司发出,并继续通过物流单号与交货明细中的物流单号进行比较;2、检查每个包裹的物流成本是否合理。这部分工作要求企业先计算物流成本,再与物流公司的物流成本进行比较;3、如果有收款,还需要将物流公司返还的金额与系统应收的货到付款金额进行比较。

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支付流程与物流费对账

以上从电商用户下单的角度介绍了电商销售从供应链到财务会计的核心业务,希望对大家有所帮助。

专栏作家

scm微信公众号:供应链产品笔记,大家都是产品经理专栏作家,产品一俗生,深耕供应链领域。

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